In een vergadering wordt
onder leiding van een voorzitter overlegd en gediscussieerd.
Dat gebeurt aan de hand van een agenda. De agenda begint meestal
met de volgende vaste onderdelen
- Opening:
de voorzitter opent de vergadering, heet iedereen welkom en
stelt de agenda vast. Bij de opening kan de volgorde in de
agenda dus nog gewijzigd worden.
- Notulen vorige vergadering: de vergadering
controleert of het verlag juist en volledig weergeeft wat
er in de vorige vergadering gezegd en besloten is. Zo niet,
dan moet de secretaris de notulen aanpassen.
- Ingekomen stukken: de voorzitter
vertelt kort welke brieven of andere berichten zijn binnengekomen.
- Mededelingen: er worden mededelingen
gedaan over zaken die verder niet besproken hoeven worden.
Hierna bespreekt met wisselende onderdelen
- Rondvraag: iedereen kan dan nog
vragen stellen of opmerkingen maken. Het is niet de bedoeling
dat daar dan uitgebreid over gediscussieerd wordt. Als het
nodig is, komt het op de agenda van de volgende vergadering.
- Sluiting
Van een vergadering wordt een verslag gemaakt:
de notulen. De notulen bevatten een samenvatting van
de discussie, dus de besluiten en afspraken. Van sommige vergaderingen
worden alleen de besluiten en afspraken vastgelegd. In dat geval
spreek je niet van notulen, maar van een besluitenlijst.
