Regels voor brieven

Er zijn bepaalde regels waaraan een brief moet voldoen. Ook wel conventies genoemd. Die regels gaan vooral over de indeling van de brief: waar komt je naam; hoe spreek je de ontvanger aan en waar zet je je eigen adres?

Er zijn conventies die gelden voor alle brieven. Conventies zijn regels die voor iedereen gelden. Die regels liggen niet vast, zoals wetten, maar het zijn gewoontes waaraan iedereen zich houdt. Als je dat niet doet, kan dat heel slordig overkomen.

1. De adressering
   Naam persoon of bedrijf
   t.a.v. + naam en eventueel (na een komma) functie
   adres
   postcode (twee spaties ertussen) plaats (in hoofdletters)
   
   Vooral als je brief naar grote bedrijven gaat, vermeld je de naam van de persoon en de functie van de persoon voor wie de brief bedoeld is, bijvoorbeeld:
   
   - Kopielease BV
   t.a.v. de heer Jansen, afdeling inkoop
   
   
2. De plaats en datum
   Plaats (met komma erachter), en datum voluit (zonder punt erachter):
   
   - wel: Leeuwarden, 19 november 1997
   - niet: A'dam, 10-11-97
   
   
3. Betreft
   In zakelijke brieven vind je vaak de mededeling Betreft of Onderwerp. Daarachter staat in een paar woorden waarover de brief gaat. Dat stukje zin begint niet met een hoofdletter. Kies voor één of twee steekwoorden, bijvoorbeeld:
   
   - Betreft: schadeclaim H. Jansenius
   
   
4. De aanspreekvorm
   Achter de aanspreekvorm zet je altijd een komma. (Omdat heer of mevrouw niet aan het begin van de aanspreking staan, schrijf je ze zonder hoofdletter.) Gebruik in een aanspreking nooit de voorletters van de ontvanger.
   
   
5. De eigenlijke brief
   De eigenlijke brief bestaat uit een inleiding, een kern en een slot. De alinea's zijn duidelijk te onderscheiden. Als de tekst van de brief meer dan één pagina beslaat, moet je ervoor zorgen dat de tweede bladzijde minstens één alinea bevat. Nummer de bladzijden vanaf de tweede pagina.
   
   
6. De ondertekening en de afzender
   Je sluit de brief af met:
   
   - Met vriendelijke groeten,
   
   of als de brief een officieel karakter heeft:
   
   - Hoogachtend,
   
   Een brief wordt altijd ondertekend. Als je je handtekening namens een organisatie zet, vermeld je dat natuurlijk. De volgorde:
   - hoogachtend, (met komma erachter)
   - naam organisatie
   - je handtekening
   - naam persoon
   - functie
   
   
7. Bijlagen
   Als je bijlagen aan een brief toevoegt, vermeld je die onderaan je brief. Je kunt dat kort houden of wat uitgebreider aanpakken.
   
   - Bijlagen: 2
   - Bijlagen:
   1 de prijskrant
   2 onze nieuwe catalogus

(Bron: Handelsboek Nederlands, communicatie in beroep en bedrijf. Uitgeverij Malmberg, 's Hertogenbosch)