Zakelijke brief
De inhoud van een zakelijke brief bestaat
uit drie delen: inleiding, kern en slot.
Inleiding
In de inleiding vermeld
je waarom je de brief schrijft. Er zijn vaste manieren waarop
brieven kunnen beginnen:
- Naar aanleiding van uw brief van (datum) deel ik u meer dat
...
- In antwoord op uw brief van (datum) deel ik u mee dat ...
- Onder verwijzing naar onze brief van (datum) deel ik u mee dat
...
- Hiermee bevestigen wij ...
- Het spijt ons te moeten meedelen dat ...
- Tot ons genoegen kunnen wij u meedelen dat ...
Je kunt ook op een eigen
manier beginnen, maar begin je brief niet met ik of wij. Dat beschouwen
veel mensen als onbeleefd.
Kern
In de kern werk je de
brief uit in één of meer alinéa's.
Slot
Het slot is de afronding
van je brief in enkele zinnen. Laat daarin ook merken wat voor
reactie je verwacht op je brief en wanneer je die reactie verwacht:
- We beschouwen de in deze brief beschreven zaken als afgesproken,
tenzij u ons binnen tien dagen anders bericht.
De brief eindigt met een afsluitende zin:
- Wij hopen u voldoende geïnformeerd te hebben.
Of, minder officieel:
- Mocht u nog vragen hebben, neem dan zo snel mogelijk contact
met ons op.
Tips
- In de meeste zakenbrieven
maakt men gebruik van meervoudsvormen wij en ons. De meeste zakelijke
brieven worden immers namens een bedrijf of instelling geschreven.
In gevallen waarin dat beter is, gebruik je enkelvoud. Dat geldt
bijvoorbeeld voor sollicitatiebrieven en klachtenbrieven.
- Schrijf duidelijk en beknopt en overdrijf niet. In een zakenbrief
hoort eenvoudige en duidelijke taal. Laat daarom allerlei "deftige"
uitdrukkingen maar liever weg, als was het maar om foutief gebruik
te voorkomen. Probeer liever op je eigen manier onder woorden
te brengen wat je bedoelt.
- Zakelijke brieven
zien er natuurlijk altijd zeer verzorgd uit. Ze worden niet met
de hand geschreven maar getypt of geprint. Geen kreukels of vlekken.
Even iets doorstrepen of even een zinnetje ertussen kriebelen
is er ook niet bij. Iets wegwitten is ook "verboden";
typ de brief dan liever even over.
- Maak altijd een kopie
van een zakelijke brief en bewaar die goed. Dan weet iedereen
precies wat je geschreven hebt. Het kan voorkomen dat jij een
brief schrijft aan een klant en op het moment dat de klant reageert,
ben jij net ziek of met vakantie. Iemand anders neemt dan je zaken
over. Die moet dan wel terug kunnen vinden wat jij afgesproken
hebt.
